Privacyverklaring

Heart of the West

vzw

 

Algemeen

Heart of the West, vzw hecht veel waarde aan je privacy en de bescherming van je persoonsgegevens.

 

In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om je privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Heart of the West vzw houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (ook gekend als GDPR).

 

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

 

•je persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacyverklaring;

•verwerking van je persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;

•vragen om je uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van je persoonsgegevens;

•passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van je persoonsgegevens gewaarborgd is;

•geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;

•op de hoogte zijn van je rechten als betrokken persoon omtrent je persoonsgegevens, je hierop willen attent maken en deze willen respecteren.

 

Als Heart of the West vzw zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens. Indien je na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen hebt hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

 

Heart of the West vzw:

Hoefijzerstraat 3 – 8480 Ichtegem

Tel: 0478/27 42 09

Email: info@heartofthewest.be

 

Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Je persoonsgegevens worden door Heart of the West vzw verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:

 

•Om te kunnen deelnemen aan de activiteiten van Heart of the West vzw (uitvoering overeenkomst)

•Het versturen van nieuwsbrieven en uitnodigingen. (gerechtvaardigd belang)

•Het bekomen van subsidiëring door de overheid (wettelijke verplichting)

•Voor de verwerking ivm verzekering, vorming van leden, het indelen van leden in categorieën en groepen

•Voor de verwerking van de aansluiting, deelname aan competitie, het doorgeven van competitieresultaten, deelname aan tornooien, doorgeven van tornooiresultaten, inschrijving op stage (met/zonder overnachting), organisatie recreatief sportevenement binnen de organisatie.

•Het beheren van sociale media: sfeerfoto’s, gerichte foto’s

•Het beheren van de clubwebsite

Welke gegevens verwerken we?

Wij kunnen de volgende persoonsgegevens van je vragen, opslaan, verzamelen en verwerken voor de volgende doelstellingen :

•Identificatiegegevens : naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mail

•Persoonlijke kenmerken : geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, nationaliteit, dieet

•Gegevens van derden: naam, telefoonnummer, e-mail adres

•Beeldmateriaal: (digitale) foto’s, filmpjes

 

Wie verwerkt de gegevens?

De gegevens worden verwerkt door en enkel voor Heart of the West vzw.

Bestuursleden van de vereniging

 

Verstrekking aan derden

De gegevens die je aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

 

Verder zullen wij de verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven tenzij dit wettelijk verplicht en/of toegestaan is, zoals bv. in het kader van een politioneel of gerechtelijk onderzoek.

 

Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien je ons hier toestemming voor geeft. Deze toestemming kan ten allen tijde ingetrokken worden, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.

 

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de EU.

 

Minderjarigen

Wij verwerken alleen persoonsgegevens van personen jonger dan 18 jaar indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger.

Bewaartermijn

Heart of the West vzw bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. Heart of the West vzw verbindt zich ertoe de gegevens niet langer bij te houden dan noodzakelijk na het laatste gebruik.

•Persoonsgegevens voor ledenadministratie, competitie worden 10 jaar bijgehouden na het laatste gebruik. Deze bewaartermijn ligt in lijn met de facturatie.

•Gegevens voor verzekeringsdossiers worden intern 1 jaar bijgehouden. Dit om de opvolging nog tot een jaar te verzekeren.

•Gegevens verzameld voor stages of andere in tijd beperkte extra georganiseerde activiteiten worden tot na afloop van de activiteit bewaard.

•Beeldmateriaal wordt bewaard tot 5 jaar na het laatste gebruik.

 

Beveiliging van de gegevens

Volgende passende technische en organisatorische maatregelen zijn genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking:

 

•Alle personen die namens Heart of the West vzw van je gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;

•Enkel bevoegde personen mogen/kunnen de gegevens verwerken;

•We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;

•We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;

•We hanteren de standaardmaateregelen;

•Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;

•We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;

•Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

 

Je rechten omtrent je gegevens

Je hebt recht op inzage, kopie, aanpassing of het wissen van de persoonsgegevens die wij ontvangen hebben. Via het hoger vermeld adres kun je hier ons hiervoor contacteren.

 

Tevens kunt je bezwaar indienen tegen de verwerking van je persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers.

 

Ook heb je het recht om de verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jezelf of in jouw opdracht direct aan een andere partij. Wij kunnen je vragen om je te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

 

Klachten

•Mocht je een klacht hebben over de verwerking van je persoonsgegevens dan vragen wij je hierover direct contact met ons op te nemen

•Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA):

Drukpersstraat 351000 Brussel

https:// www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

 

Wijziging privacyverklaring

Heart of the West vzw kan de privacyverklaring steeds wijzigen. De laatste wijziging gebeurde op 22.09.2018